Ryder Dispositif d’enregistrement électronique (DEE) de la location de Ryder : Mise en route

Enregistrement de profil et activation (administrateur de flotte seulement)

Un compte DEE de Ryder est préalablement configuré pour tous les clients de Ryder ayant un profil de location court terme. Par défaut, l’administrateur du compte est la personne désignée comme « Contact DEE (CDEE) » dans le profil Ryder de leur entreprise. Afin d’activer et d’accéder à son profil, le CDEE doit suivre les étapes suivantes :

1.
2.

Entrez l’adresse de courriel (CDEE) associée au profil client Ryder de votre entreprise.

3.

Un courriel vous sera envoyé afin que vous puissiez configurer le mot de passe et l’accès à votre compte DEE sur le site https://my.geotab.com. Veuillez prévoir jusqu’à 24 heures pour la réception du courriel.

a. Remarque : Si vous éprouvez des difficultés à accéder à votre compte, veuillez communiquer avec nous de l’une des façons suivantes :

i. Contactez votre établissement local de location court terme.

ii. Appelez le Centre national de réservation au 1-800-345-9282. 1-800-345-9282

iii. Appelez le Service à la clientèle pour DEE de location au 1-833-RyderELD (1-833-793-3735) (à compter du 2017-12-18).


Connexion

Dès que vous avez accès à vos renseignements d’identification, suivez les étapes ci-dessous pour vous connecter :

1.

À partir du navigateur Web d’un ordinateur, visitez le portail Web MyGeotab à l’adresse https://my.geotab.com

2.

Entrez votre adresse de courriel et votre mot de passe, puis cliquez sur.

Remarque: : Si vous avez plus d’un compte Geotab, vous devez entrer le nom de votre base de données au moment de vous connecter à votre compte de location de Ryder en sélectionnant le signe « + » sous le champ du mot de passe et en entrant le nom de votre base de données. Les clients qui utilisent déjà Geotab pour une flotte non locative seront en mesure de visualiser et de gérer les véhicules de location de Ryder dans leur propre compte non locatif de Geotab. Nous mettrons bientôt à votre disposition plus de directives sur l’activation de cette fonction.

Le nom de votre base de données se trouve de l’une des façons suivantes :

Dans votre courriel de réinitialisation de mot de passe initial

Dans le coin supérieur droit de l’écran de connexion de MyGeotab

En communiquant avec votre établissement de location court terme

Configuration des renseignements de l’entreprise

La première chose que vous devez faire est de vous assurer que les renseignements de votre entreprise sont remplis correctement.

1.

Dans le portail Web MyGeotab sélectionnez Administration > Système > Paramètres du système.

2.

Assurez-vous que les champs suivants sont remplis :

Nom de l’entreprise

Adresse de l’entreprise (requis pour les HdS)

Distance maximale de transport personnel (facultatif pour les HdS)

Tout autre renseignement pertinent, le cas échéant

3.

Cliquez sur Enregistrer..


Ajouter des chauffeurs et des employés de soutien supplémentaires

Pour ajouter des chauffeurs et des employés qui ne sont pas chauffeurs, vous devez créer un profil avec un nom d’utilisateur et un mot de passe pour chacun d’eux. Les chauffeurs ont besoin d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe pour se connecter à l’application Drive de Geotab (Apple App Store or Google Play). De plus, avant que les chauffeurs puissent utiliser l’application Drive pour gérer leurs heures de service (HdS), leurs comptes doivent avoir été créés et configurés pour répondre aux règlements sur la conformité. Pour ce faire, l’administrateur doit suivre les étapes suivantes:

1.

Dans le menu principal, sélectionnez Administration > Utilisateurs pour afficher tous les comptes utilisateur. Si un chauffeur n’a pas déjà un compte, cliquez sur le bouton Ajouter pour créer un nouvel utilisateur. Sinon, sélectionnez le compte parmi la liste.

2.

Dans les deux cas, la page User Edit [Modification de l’utilisateur] apparaîtra. Assurez-vous que les renseignements suivants apparaissent au compte sous l’onglet Utilisateur:

Nom de l’utilisateur

Prénom et nom de famille

Mot de passe

Une autorisation de sécurité appropriée

Security Clearance Levels

Application Drive pour location de Ryder: Autorisation par défaut pour les utilisateurs de l’application Drive

Administrateur de location de Ryder: Autorisation par défaut pour l’administrateur de flotte; le plus haut niveau d’autorisation par défaut

Superviseur de location de Ryder: Similaire à l’administrateur de Ryder, mais ne peut pas administrer les comptes de chauffeurs, les véhicules ou les paramètres du système; idéal pour les employés de soutien qui peuvent devoir effectuer des modifications mineures.

Lecture seule pour location court terme de Ryder: Possibilité de lecture seule

• Il est également possible de créer des niveaux d’autorisation de sécurité personnalisés; consultez le document MyGeotab Quick Reference Guide [Guide de référence rapide MyGeotab] pour plus de renseignements.

3.

Réglez les paramètres d’ d’accès aux données des groupes appropriés pour cet utilisateur. Les utilisateurs ne seront pas en mesure de voir de véhicules ou de journaux d’heures de service en dehors du cadre de leur accès aux données.

• Pour plus de commodité, des groupes ont été configurés de façon à respecter la structure de votre compte Ryder local.

• Nous vous recommandons d’assigner les chauffeurs et les employés de soutien seulement aux groupes (désignés par le numéro de compte Ryder local) associés aux établissements de location court terme principaux où ils louent ou sous-louent les véhicules.

Si l’utilisateur est un chauffeur, suivez les étapes suivantes pour configurer le compte en vue de l’utilisation de l’application et, au besoin, pour configurer son profil d’heures de service.

1.

À partir de la page User [Modification de l’utilisateur] du chauffeur, allez à l’onglet Chauffeur

2.

Cliquez sur Oui à l’option Cet utilisateur est un chauffeur

3.

Cliquez sur Oui à l’option Empêcher le chauffeur d’accéder aux données partagées

4.

Sous l’onglet Paramètres IU, vérifiez que les paramètres suivants sont configurés correctement:

Système de mesure de distance

Mesure de l’économie de carburant

Fuseau horaire

Remarque: L’heure de l’appareil mobile doit être configurée pour changer automatiquement.

5.

Sous l’onglet HOS Settings [Paramètres HdS], configurez les paramètres suivants:

Ensemble des règles suivies par l’utilisateur

Exemptions pertinentes pour le chauffeur (p. ex. déplacement dans les cours, transport personnel)

Terminus d’attache

Adresse du terminus d’attache

Numéro du transporteur

Nom de l’autorité compétente (requis si l’entreprise exerce ses activités avec plus d’un no DOT)

Adresse de l’autorité compétente (requise si l’entreprise exerce ses activités avec plus d’un no DOT)

Important: Les paramètres des heures de service ci-dessus sont essentiels pour être conforme. Veuillez vous assurer que ces renseignements sont remplis correctement.

Une fois que vous avez défini tous les paramètres pour l’ensemble de vos chauffeurs, vous pouvez également les télécharger au moyen de l’ outil d’importation Geotab Drive. Les directives d’utilisation de l’outil se trouvent ici.


Ajouter un véhicule de location au compte

Afin d’ajouter un véhicule au compte DEE de Ryder de votre entreprise, vos chauffeurs doivent suivre les étapes suivantes lorsqu’ils se connectent pour une première fois:

À partir de l’application Drive de Geotab (ajout de véhicule de chauffeur):

1.

Entrez le nom d’utilisateur et le mot de passe et cliquez sur Log In [Connexion].

Le chauffeur sera invité par l’application à sélectionner le numéro de véhicule, mais il ne sera pas en mesure de le faire tant que le numéro n’aura pas été ajouté à un groupe associé au chauffeur dans votre compte DEE de Ryder.

2.

Appuyez sur le bouton No Vehicle [Aucun véhicule] pour continuer à naviguer dans l’application sans véhicule actif.

3.

Sélectionnez le module d’extension Ryder ELD Service [Service DEE Ryder] à partir du Tableau de bord. Sélectionnez Enable [Activer] pour configuer les heures de service.

4.

Si l’option Enable [Activer] est sélectionnée, activer votre véhicule. Prenez note du relevé de l’odomètre actuel et entrez la valeur dans la case Enter Odometer [Entrer l’odomètre]. Sélectionnez Submit [Envoyer].

5.

Un nom de véhicule apparaîtra sur l’écran; sélectionnez OK pour confirmer le nom du véhicule.

6.

Si le nom de véhicule véhicule qui apparaît n’est pas celui que vous utilisez, sélectionnez It’s not my vehicle [Ce n’est pas mon véhicule]. Assurez-vous que vous avez entré la bonne valeur de relevé d’odomètre, si vous voyez toujours le mauvais véhicule, contactez votre administrateur pour obtenir de l’aide.

7.

Naviguez jusqu’au menu principal à partir du coin supérieur gauche de l’application Geotab Drive et sélectionnez « Actifs ». Assurez-vous que le véhicule que vous conduisez est sectionné. Si le véhicule indiqué est incorrect, ou s’il est indiqué « Aucun véhicule », sélectionnez le bouton « Modifier ». Saisissez le nom du bon véhicule et sélectionnez-le.

Retirer un véhicule de location du compte

Que vous avez terminé d’utiliser le véhicule de location dans votre flotte et que vous l’avez retourné, votre entreprise doit retirer le véhicule de votre compte Ryder de l’une des façons suivantes:

À partir de l’application Drive de Geotab (retrait de véhicule du chauffeur):

1.

En vous connectant à l’application Drive, si ce n’est pas déjà fait.

2.

À partir du Tableau de bord, sélectionnez le bouton Ryder ELD Service [Service DEE de Ryder].

3.

Pour mettre fin au service de DEE de Ryder, sélectionnez le bouton Disable [Désactiver]. Confirmer cette commande en sélectionnant Stop [Arrêter] dans le menu contextuel.

À partir du portail Web MyGeotab (retrait de véhicule de l’administrateur):

1.

En étant connecté à votre compte sur https://my.geotab.com, accédez au menu principal et sélectionnez Véhicules.

2.

Dans le champ de recherche, entrez le nom du véhicule retourné.

3.

À partir de la page Véhicule, appuyez sur More Details [Plus de détails] sur le haut de la page.

4.

Sélectionnez ensuite Unplug Device [Débrancher le dispositif]. Confirmez cette commande en sélectionnant Unplug Device [Débrancher le dispositif] dans le menu contextuel qui apparaît.

Remarque: Les dispositifs doivent être retirés à l’aide des méthodes indiquées ci-dessus. Retirer un dispositif en utilisant une autre méthode pourrait supprimer les données de l’historique du compte de votre flotte.


Mise en route des chauffeurs

Aidez les chauffeurs à télécharger et à installer l’application Drive de Geotab (trouvée dans l’ App Store d’Apple ou Google Play) et à configurez leur application et leur dispositif de la façon indiquée dans la section Chauffeur >> Configuration Android et iOS du Manuel de l’application Drive pour l’administrateur.

Remarque:Lorsqu’ils se connectent à l’application pour la première fois, les chauffeurs doivent entrer le nom de leur base de données en sélectionnant le signe « + » sous le champ du mot de passe.

Formation des chauffeurs:



Montrez aux chauffeurs comment utiliser l’application Drive de Geotab

*

Facultatif - Demandez aux chauffeurs de remplir le questionnaire

Obligatoire (DDE/HdS):


Le dispositif doit être installé dans la cabine. Pour plus de commodité, un support capable d’accueillir un téléphone ou une tablette de taille moyenne dont la largeur varie entre 6,6 cm et 13,3 cm (2,6 po et 5,25 po) avec l’étui sera installé sur le tableau de bord des véhicules de location de Ryder.

Les administrateurs doivent s’assurer que les chauffeurs disposent d’un journal de bord papier de rechange en cas de défaillance du DEE.

*

Facultatif : Donnez au chauffeur le document Android / iOS Troubleshooting Guide [Guide de dépannage Android et iOS]

Soutien aux administrateurs

Démontrez comment utiliser MyGeotab pour les heures de service à l’aide du Guide de conformité pour l’administrateur

Formez des administrateurs sur les activités quotidiennes relatives aux heures de service